○知多南部衛生組合文書取扱規程
令和3年3月15日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の収受及び配布(第6条―第11条)
第3章 立案及び回議(第12条―第19条)
第4章 施行(第20条―第23条)
第5章 整理及び保存(第24条―第29条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営をはかるため、文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 知多南部衛生組合事務分掌規則(平成10年規則第1号)第2条に定める課をいう。
(2) 課長 課の長をいう。
(3) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(文書等処理の原則)
第3条 事務処理は、次に掲げる場合を除き、文書等を作成して行うことを原則とする。ただし、第1号の場合においては、事後に文書等を作成するものとする。
(1) 意思決定と同時に文書等を作成するのが困難である場合
(2) 処理にかかる事案が軽微なものである場合
2 文書等の処理は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(課長の職務)
第4条 課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任者)
第5条 課に文書取扱主任者(以下「文書主任」という。)を置く。
2 文書主任は、その課の職員のうちから課長が指名する。
3 文書主任は、当該課における文書等の管理に関する事務、その他の文書事務を処理しなければならない。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第6条 組合に到達した文書等(主管課において通信回線を利用して収受した電子文書を除く。以下「到達文書」という。)は、全て事務局において収受する。
2 料金の未納又は不足の到達文書は、その料金を支払い、収受することができる。
(特殊取扱い)
第7条 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書を収受したときは、封筒に受付印(様式第1)を押し、到達時刻を封筒に明記しなければならない。
(到達文書の分類及び配布)
第8条 事務局において収受した到達文書は、次の方法により分類及び整理を行い配布する。
(1) 配布先の明確な到達文書は、主務課に配布する。
(2) 配布先の不明確な到達文書は、これを開封し、内容を点検したうえ、主務課に配布する。この場合において、開封した封筒は、当該到達文書に添付するものとする。
(3) 親展その他秘密の取扱いを要する指定のある到達文書は、開封せず、名宛人又は主務課長に直接配布する。
(4) 書留郵便物、内容証明郵便その他特殊取扱郵便物は、特殊文書処理簿(様式第2)に必要な事項を記載し、主務課に配布し受領印を徴する。
(5) 2課以上に関連する到達文書は、最も関係の深いと認められる課に配布する。
(6) 主務課が明らかでない到達文書は、直ちに関係する課と協議して主務課を決定し、当該所管課に配布する。
(配布文書等の処理)
第9条 各課は文書等の配布を受けたときは、速やかに次に定めるところにより処理しなければならない。
(2) 定例文書で、主務課において文書管理表に代えて調整することができる文書は、その他の方法で調整することができる。
(3) 誤って配布を受けた公文書は、直ちに主務課に再配布しなければならない。
(電子文書の収受)
第10条 電子文書を収受したときは、主務課において、その内容を速やかに用紙に出力するものとする。
(他課の合議)
第11条 配布され、又は収受した文書中、他課に関係のあるものは、その処理に先立って、関係課に合議しなければならない。
第3章 立案及び回議
(起案)
第12条 文書の起案は、回議用紙(様式第5)によって行う。ただし簡易なものについては当該文書の余白を利用することができる。
2 起案は、口語体及び常用漢字並びに現代かなづかいを用い、文章は平易簡明、字画は明瞭にしなければならない。
3 電報案は、特に簡明を旨とし、案文にふりがなをつけ、余白に総字数を記入しなければならない。
(各課における文書管理表及び回議用紙の調整)
第13条 外部からの文書によらないで発議する文書については、各課において文書管理表を作成する。
2 起案に際し事案担当者は、回議用紙及び文書管理表に、所定の事項をあわせて記入し、回議しなければならない。ただし、第21条第2項第2号及び第3号に該当する文書で文書管理表の作成してあるものは、文書管理表を省略するものとする。
(1) 件名及び文書の種別の表示
(2) 発信者
(3) 起案年月日
(4) 親展、書留、配達証明、速達、小包等特別扱いの区分
(5) 施行予定年月日
(起案理由及び関係書類)
第14条 回議書(意思決定を受けるべき一切の文章をいう。以下同じ。)には様式で定められた所定の事項、起案理由その他参考事項を記載し、かつ関係書類を添付しなければならない。ただし、定例なもの又は簡易なものについては、これを省略することができる。
(決裁)
第15条 回議書は、知多南部衛生組合決裁規程(昭和53年訓令第1号。以下「決裁規程」という。)の定める区分により決裁を受けなければならない。
(合議)
第16条 他課に関係のあるものは、決裁権者に提出するに先立って、関係課に合議する。
2 合議を受けた関係課において異議があるときは、協議を行い、なお意見が一致しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
3 合議を求めた起案について、内容が著しく変更されたとき、又は廃案となったときは、その旨を合議した関係課に通知しなければならない。
(緊急を要する文書等の取扱い)
第17条 回議書の内容が、緊急を要するもの又は重要なもの若しくは秘密を要するものであるときは、持ち回りで回議又は合議をしなければならない。
(代決の方法)
第18条 決裁規程第4条の規定により、代決するときは、回議書に代決の表示をして、代決者が押印しなければならない。
2 前項の規定は、決裁に至るまでの手続き過程において合議を受ける者が不在の場合に準用する。
(回議書の再回)
第19条 関係課において合議を受けた回議書の経過を知ろうとするときは、回議書の右上欄外に「要再回」の表示をし、再回の要求者が押印しなければならない。
2 決裁の終った回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立ってこれを関係課に回示しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、また同様とする。
3 再回を受けた文書は、直ちに処理し、要求者が閲了年月日を記入のうえ主務課に返付しなければならない。
第4章 施行
(公印)
第20条 施行を要する文書には、知多南部衛生組合公印規程(昭和41年訓令第1号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として、公印の押印を省略するものとする。
(1) 往復文
ア 知多南部衛生組合の機関に発する往復文(特に重要なものを除く。)
イ 軽易な往復文
(2) 書簡文(公用文形式のものを除く。)
(文書記号及び番号)
第21条 文書の記号は、課名の首字を用いるものとする。
2 文書の番号(条例、規則、告示及び訓令を除く。)は、次の各号により文書管理表に記載して処理しなければならない。
(1) 文書の番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終る。
(2) 同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いるものとする。この場合照会、通知を発するごとに「何番―2」「何番―3」等の順位をつけることができる。
(3) 定期的に定められている同一事件の報告文書等は、初回につけた番号に次回から前号の要領による枝番号を用いるものとする。
3 条例、規則、告示及び訓令の記号は、「知多南部衛生組合条例」「知多南部衛生組合規則」等の文字を用い、各種別ごとに毎年1月1日から12月31日までの順位番号を付するものとする。
(発送の手続き)
第22条 文書の発送は、郵便又は運送便とし、特に緊急を要する場合を除き、料金後納郵便により郵送することができる。
(電子メール又はファクシミリによる施行)
第23条 県の機関に発する往復文その他の文書で第20条第2項の規定により公印の押印を省略できるものは、電子メールにより、又はファクシミリを利用して施行することができる。
第5章 整理及び保存
(文書の整理)
第24条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難の予防を完全にし、重要なものは、天災事変に際して速やかに持ち出させるようにあらかじめ準備しなければならない。
2 文書は、別に定める分類に従い整理して保管しなければならない。
3 同一文書で文書分類の二以上の項目に関係のあるものは、主たる項目で整理するものとする。
4 事案が2年以上にわたるものは、完結の年度に属するものとする。
(文書の保管)
第25条 文書は、完結した日の属する年度の翌年度の末日まで主務課の所定の場所に整理保管しなければならない。ただし、当該文書を常時使用する特別の事由により引き続いて各課で保管しようとするときは、この限りではない。
2 前項の規定にかかわらず、台帳、原簿類等で継続的に各課に備え置いて用いることを目的とする文書(以下「常用文書」という。)については、課長の指示による。
(保存年限)
第27条 文書は、その重要度に応じて保存年限を、次の4種とする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 1年
2 文書等の保存年限は、別に定める保存年限基準に基づき主務課長が定めるものとする。
3 文書等の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度(常用文書については、当該使用期間の終了した年度)の翌年度の初日から起算する。
4 前項の規定にかかわらず、契約に関する文書等の保存年限は、当該契約の債権債務が消滅した日の属する年度の翌年度から起算する。
(文書の借覧)
第28条 文書等を借覧しようとする職員は、文書主任の許可を受けなければならない。
2 文書の借覧期間は、1週間以内とする。ただし、文書主任の許可を得て延長することができる。
3 文書主任は、前項に定める期間中であっても、必要と認めるときは、文書の返還を求めることができる。
4 貸出しを受けた文書は、いかなる理由があっても、抜取り、取換え、差入れ、又は他に転貸してはならない。
(文書の廃棄)
第29条 保存期間の終了した文書は、文書主任が文書管理表に必要事項を記入し、主務課長の決裁を得て、処分しなければならない。
2 廃棄した文書に係る文書管理表は、文書を廃棄した日の属する年の翌年の初日から起算して3年間保存するものとする。
3 保存期間の満了した文書であっても、主務課長が必要と認めるときは、更に期間を定めて保存することができる。
附則
1 この訓令は、公布の日から施行し、令和3年4月1日から適用する。
2 この訓令施行の際、現に存する旧様式による簿冊及び用紙は当分の間これを使用することができる。
